唐易协同办公系统，是唐易信息管理系统的基础平台，通过充分利用互联网技术由人--互联网---人组成以达到工作效率得到空前的提高的集合。目前，许多单位计算机的应用已经在其业务中起到起到一个不可缺少的作用，如：办公用的排版、打字、财务、业务统计等等。许多单位在管理机制上已经有一套完美的流程及控制。但是随着信息的膨胀和分工的进一步细化，团队配合程度的提高，许多单位的管理人员越来越在抱怨，文件太长，资料太多，要查找一份文件很难，有一段时间不在办公室就无法处理自己的工作等等，在计算机网络的应用时代,大家都希望采用计算机能帮助我们解决这些问题，也就是说协同办公（或称为无纸办公），网络协同办公是当今大量的单位所希望实现的目标。因此,通过引进一套有效的协同办公系统可以使工作效率大大提高，从而给单位带来全面效率的提升。建立起一个覆盖企业内部的信息网络,使企业的信息交流工作畅通无阻，全面实现企业管理，办公管理的自动化，就要求达到办公信息系统与原有业务系统集成，满足工作，科研和原有业务系统的需要.通过Intrenet 对企业网络系统信息的访问，满足企业进行远程项目合作和远程办公的工作需要。
二、唐易TOA系统特点
唐易TOA系统是以世界主流企业的管理模式为设计的基础，综合实践工作中的流程和习惯开发而成极具操作智能化、界面人性化，安全和快捷的系统软件，其具体特色功能表现以下特点：
1．流行的Web风格和个性化办公环境：符合个人的办公习惯，可自定义各种习惯的工作界面，符合流行的Web应用风格；
2．灵活的可视化工作流自定义功能：利用可视化工作流定义工具可灵活定义收发文流程和各种业务审批流程，如发文流转流程、采购审批流程等，在文件流转过程中实现可视化的流程跟踪和催办督办，并自动记录审批修改痕迹；
3．简单而实用模板制作功能：可将常用公文格式、业务表单制作成模板并存储起来，随时可直接调用；
4．与业务系统协同工作：可与其他业务系统（Oracle、Sybase、SQL Server、Access、FoxPro等）及支持ODBC的数据系统连接，实现与各种财务系统、进销存系统、ERP、CRM、甚至SAP、Oracle ERP等业务系统进行数据报表查询和单据审批工作流处理，并可通过数据智能系统实现跨区域、跨平台的业务数据报表查询和合并统计，实现企业的一体化的管理。
5．在线提示功能：系统通过邮件消息模式及时提醒您待办工作事宜，提高工作效率；
6、内部邮件及费用报销的收发，具有记账功能，帮助用户节省办公费用；
7．支持远程办公和移动办公：可通过专线(DDN、ISDN、x.25)、电话拨号线与各分支机构、远程用户互连，利用复制技术实现分布式协同办公，也可以通过公众网（如:Internet、169等）利用VPN和防火墙技术访问单位办公信息，实现真正的移动办公；
8．强大的安全机制：除了支持SSL2、数字证书(CA)、Kerbos与RSA加密技术、数字签名等安全协议和功能，系统还在数据库级、表单级、域级采用多级存取控制和授权功能，使系统具有强大的安全性；
9．支持标准的Internet协议：系统支持HTTP(s)、POP3、IMAP4、IIOP等协议，用户可通过Notes Client、浏览器(IE，Netscape等)、Ms Outlook等客户端访问系统；
10．支持手写笔及其他数设备：可利用手写笔及其数字化设备进行文件修改、批阅，保证与用户使用习惯的一致性；
11．良好的应用集成接口：系统支持COM、Corba规范，可与大多数桌面应用系统和其他应用系统无缝集成，如：Ms Office、Lotus 1-2-3 Office Pro等；
12．实时通讯功能：即时邮件收发、共享应用、历史经验资料、客户资料文档；
13．跨平台运行：系统可在Windows 9X/NT/2000、OS/2、Linux、Solaris、AIX、AS/400、S390等平台上运行；
14．良好的扩展性，预留其他数据库产品接口，可容易地根据你的工作需求，给你一个弹性的工作空间，如果需要，您的工作也就变得轻松惬意。
15. 数据库可以方便地在平台上添加或减少到个人工作台，给你一个极具个人风格的工作环境。
16.强大的全文检索功能,可按关键字搜索数据库，各种文档哪怕你只记得一个字都能快速,准确找出。
17.数据库可分类作为条目来管理,使有限的显示空间，也能容易管理数量庞大的数据库。
三、唐易TOA系统应用
唐易协同办公系统是基于Domino/Notes群件技术开发的面向企业的产品，它的主要应用表现在：
◆建立企业、分（子）公司和部门Intranet /Internet通讯平台和协同办公基础；
◆处理个人办公事务，建立个人文件管理、电子邮件通讯、通讯录、日常安排、工作管理；
◆建立企业、分公司和部门的信息共享机制，包括通知公告、内部新闻、社区论坛、大事记、常用资料、公共信息和公文档案信息的共享和检索；
◆处理企业的日常行政收文和发文管理，使发文、收文和文件传阅自动无纸化流转；
◆处理企业和各部门业务管理存在的内签审核，使业务报表文件按管理需求自动流转和审批，实现工作流自动化；
◆实现办公系统与财务管理、企业内部业务处理系统的数据集成，在TOA系统中完成企业管理所需的单据审批过程和业务报表查询；
◆利用TOA系统在Internet上的安全机制和通讯，实现移动办公和远程办公；
◆实现企业、部门与客户和供应商之间安全的商务文件交换，建立安全可靠的客户和供应商管理和实现电子商务。
四、唐易TOA设计理念
唐易TOA是建立信息管理系统一体解决方案的重要组成部分，是企业办公信息平台、工作流管理和知识管理的核心产品，在唐易TOA系统的设计中充分重视了日常办公是以个人办公为基础的办公环境，通过个人风格自定义和邮件消息工作模式，巧妙地处理了个人与集体办公的关系，相信广大用户从对唐易TOA系统的使用中能体会到唐易以人为本的设计理念。
五、唐易TOA功能简介
5.1 个人办公
是个人处理各类事务的重要窗口，包括我的邮箱、我的申请、待办事宜、工作管理、我的名片夹五大子模块。
5.1.1个人邮箱
利用内部和外部电子邮件形式进行文件的发送，并接入Internet，为用户提供全球范围内的电子邮件收发。可在此新建、发送、接收、阅读、回复、转发、查询、打印和保存电子邮件。
5.1.2待办事宜
系统可根据用户自定义的待办事件，自动传递、提醒用户有待阅公文、会议安排、客户接洽等工作，实现真正的轻松而又有序的工作环境。
5.1.3日程安排
系统可以对个人、群组的时间合理的安排约会、工作、会议等。可以通过日历进行查看安排好的各种约会，同时还提供了时时提醒功能。通过日历簿的个人和群组日历管理，可以实现领导对下层员工日常工作安排和管理。
5.1.4工作管理
可对各种工作项目进行有效管理，包括制定周计划、月计划。由领导制定，根据计划可以制定任务书，并指派任务，员工对执行任务情况进行汇报，对计划任务执行情况进行总结。
5.1.5业务申请
可以按预定义工作流程进行日常业务文件、单据申请和审批，还可以按自由工作流方式进行业务申请，实现可视化流程跟踪和催办。
5.1.6待办文件
审批收文或发文的文件，并进行真迹签名发送。
5.1.7业务审批
审批业务文件、报表和单据，进行签名发送。
5.1.8个人风格
根据个人办公需求，对主页面的显示内容可以进行用户自定义，及时显示邮件、待办的业务审批、工作安排等信息。
5.1.9消息机制
通过邮件消息框自动提示查看文件和待办事宜，形成以邮件为中心的办公模式。
5.2 公文管理
对各种正式公文的监控、查询和安全管理，实现公文电子存储，提高公文的可利用性，可以以多种方式对公文进行分类和归档整理，以便查询和使用。
5.2.1收文管理
完成单位外来所有文件登记、录入、拟办、批示、办理、传阅、归档的全程处理。对要求办理的文件进行全程跟踪、监督，并提供自动提示功能。
5.2.2发文管理
完成单位所有内部和对外文件的拟稿、核稿、会签、复核、签发、成文、盖章、发文、归档。对发文的处理全过程进行自动化管理、跟踪和记录。
5.2.3 档案管理
符合国家档案法的档案管理，具有对档案的立卷、组卷、拆卷、编写卷内目录、档案销毁和归档文件归卷、填写档案著录卡等功能，还具备对档案的阅读权限设置功能和档案借阅处理功能。
5.2.4综合督办
主要完成领导交办的任务和有办理期限的文件进行督办，以便能随时知道文件的办理文件的状态，提醒经办人注意办事的进度，提高工作效率。
5.3 行政办公
5.3.1会议管理
采用会议管理可以避免以往手工安排会议造成的通知不及时、疏漏人员、会期安排不合理等弊病，对日常会议安排具有重要意义。其功能包括：会议通知、准备、记录、查询的功能。在会议召开前进行会议准备，准备内容包括合理地安排会议的参加人员、时间、场地、内容议题，准备会议文件，以电子邮件或打印通知单的方式发放会议通知等。对已召开会议可对出席情况、议题讨论结果、会议决议等内容作记录并整理会议纪要。同时还对所有的会议室的规模、设备服务配置和使用时间安排进行管理，并由会议纪要整理会议文件，并分发传阅相关人员。
5.3.2人事管理
人事管理包括：人事档案（包括办公人员亲笔签名）、人事记录、人事政策手册人事记录：根据企业人事制度不同处理，如：出差记录、福利记录、培训记录、薪金变动记录、休假记录人事政策手册：管理员手册、员工手册提供员工查询
5.3.3投诉管理
记录和处理日常工作中的各种意见和建议，提供分类查询和全文检索功能。
5.3.4车辆管理
对车辆的车况、维修、事故、使用等状况进行管理，并可辅助管理人员进行车辆的合理调度。
5.4 综合信息
各类信息发布的窗口，提供广播站、参考资料、讨论区等静态和动态的公共信息，用户可方便按不同分类进行查询。包括规章制度、电子公告、信息采编、电子论坛、公共信息。
5.4.1规章制度：以电子文档形式记录单位各种制度、条例等，可以随时查询，并提供打印、查找功能；
5.4.2 电子公告：一个易用的电子公告板，利用此系统可方便查询单位重要公告、新闻可以永远掌握公司最新信息；
5.4.3 信息采编：包括单位的发展历史、大事记、组织结构、规章制度、公共通讯录等，方便了解单位、其他同事，并可及时查找相关的资料；
5.4.4 公共信息：发布单位、部门的各类信息，信息发布过可以由用户起草提交信息管理员，由信息管理员审批并按一定的发布设置权限发布。
5.4.5内部新闻：发布单位的各类新闻信息，可由用户撰稿提交给新闻管理员审核，并进行发布。
5.5 协同办公
唐易TOA是建立信息管理系统一体解决方案的重要组成部分，是企业办公信息平台、工作流管理和知识管理的核心产品，通过协同办公实现对企业财务、采购、库存、销售和客户关系管理数据的实时查询和访问，各种财务、进销存、销售管理统计分析报表都可以在协同办公中实时查询，改变了传统依靠纸张打印定期传递业务报表的方式，为企业决策层和计划管理层提供及时的分析和决策依据。
协同办公可以与唐易财务、进销存、CRM销售管理结合，为企业提供财务、进销存、市场和销售数据的实时查询，并通过与工作流管理配合，实现业务单据内签审核的工作流过程，如采购申请单在进销存系统录入，提交TOA进行审批，只有在TOA审批后，在进销存系统才能进行采购订货。协同办公通过报表查询和业务单据审批，实现了企业在统一办公信息平台上的协同办公。
协同办公还通过与唐易数据智能系统结合，实现了对跨区域、跨系统、跨数据库平台的企业数据报表访问，可以通过用户自定义查询用友、金蝶、SAP、Oracle ERP等企业业务数据。
协同办公是唐易信息管理系统重要组成，它将Internet/Intranet/Extranet技术与办公群体技术成功集成，形成了新一代以知识管理为核心，以工作流为平台的真正意义上的企业信息管理。
5.6社区论坛：是一个不受时空限制的虚拟电子讨论室，员工可以就共同关心的问题和信息彼此交换意见、看法以便充分发挥群策群力精神；可以针对不同的部门开设不同的论坛主题；针对不同时期企业的关注点不同开设不同的讨论……通过社区论坛的纽带不仅可以为员工创造一个沟通的平台，更是企业决策者了解整个企业的窗口。
5.7 总裁办公：
在企业信息平台和各个业务子系统运行支持下，系统自动收集、分析企业高层所关心的企业经营信息，并按照房地产行业决策层工作模式设计专有决策模型和人机界面，为企业各级领导提供结构化决策帮助，并提供及时、准确的半结构化决策支持信息，提高企业的决策效率。
功能特点：
5.71全面掌控企业经营状况
来自于 RMIS 涵盖的企业各个业务系统，与人力资源、投资、项目进度、投资成本、房产销售与物业管理等等企业运营有关的核心经营数据。以简单、直观的报表、图表方式实时、准确地帮助企业各层次管理人员把握企业运营目标和运营计划的执行情况。
5.72集成运用知识库、专家系统辅助决策
企业知识库及专家系统，集成了企业有关投资、项目、开发、市场、客户、房产经营、物业管理等系列业务管理经验知识积累和外部法律、法规、宏观政策，以及企业内外部管理专家分析论文等等。通过先进的查询和检索技术，管理决策用户可以方便地查阅所需要的各类管理决策信息。
5.73核心业务预警
偏离计划的项目关键进度拖延，成本超支，累计变更，签证超出预算限制，销售进度滞后，租金收入下降等等重要经营变化，根据设定，偏差超出一定范围，系统自动向有关管理与决策人员报警，帮助及时侦测并调整资源和计划确保企业重要经营目标的实现。
5.74简易、直观、集中的领导工作平台
根据管理与决策用户工作内容、工作特点、保密要求，领导用户可独立地登陆决策支持系统 (TCEO) ，进行集中、高效地处理领导邮件查阅与回复，文件签批，合同审核，业务经营与预警监控，获得知识库与专家系统的帮助，而不需要进入具体的业务子系统或者模块。
5.8 系统维护
5.8.1 组织设置：是整个系统正常运转的基础。包括组织、部门、人员、群组、角色等的设置，组织机构层次不受限制，人员信息可直接从系统目录中引入。
5.8.2 流程管理：提供灵活的流程自定义工具（基于文档的或可视化工具），方便用户自己定义业务流程，用户的业务流程改变了也可以很快重新部署新的流程。
5.8.3系统管理：设置档案管理、公共信息、通知公告、流程管理等数据库的管理员权限。
5.8.4报表设置：设置连接业务报表的HTTP参数、地址，是协同办公的数据接口。
5.8.5单据设置：设置与财务、进销存和ERP业务系统的有关单据申请审批工作流的数据库参数，实现办公系统对业务单据的审批。
5.8.6模板定义：设置单位、部门常用的公文和业务文件模板。
